事由発生から14日以内に届け出る必要がありますので、忘れないようにご注意下さい。
とはいえ、失念してしまうこともあるかと思います。
その場合には、遅延した理由の記載（「陳述書」、様式任意）が求められることもありますが、正直に失念していた旨を記載するようにしましょう。

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①特定技能雇用契約に係る届出書（参考様式第3－1号）について
■ 特定技能所属機関は，特定技能雇用契約が終了した場合には，当該終了日から１４日以内に，当該機関の住所（雇用する特定技能外国人の指定書に記載の住所）を管轄する地方出入国在留管理局に当該契約が終了した旨並びに当該終了年月日及び終了の事由を記載した書面を提出して届出を行わなければなりません。

【確認対象の書類】
・特定技能雇用契約に係る届出書（参考様式第３－１号）

【留意事項】
○ 特定技能外国人は，特定技能雇用契約が終了した場合であっても，直ちに帰国することとはならず，転職により新たな特定技能所属機関との間で特定技能雇用契約が締結されれば，在留期間の範囲内で引き続き在留が認められることとなります。
〇 特定技能外国人の責めに帰すべき事由によらずに特定技能雇用契約が終了した際には，当該外国人の活動継続意思を確認した上，活動の継続を希望する場合には必要な転職支援をしなければなりません。
○ 特定技能雇用契約を終了する事由が，非自発的離職や行方不明等である場合は，受入れ困難に係る届出書（参考様式第３－４号）をあらかじめ提出しておかなければなりません（詳細については，下記第４節を参照してください。）。

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②支援委託契約に係る届出書（参考様式第3－3号）について
■ 特定技能所属機関は，登録支援機関との支援委託契約が終了した場合には，当該変更日から１４日以内に，当該特定技能所属機関の住所（雇用する特定技能外国人の指定書に記載の住所）を管轄する地方出入国在留管理局に当該契約が終了した旨並びに当該終了年月日及び終了の事由を記載した書面を提出して届出を行わなければなりません。

【確認対象の書類】
・支援委託契約に係る届出書（参考様式第３－３号）

【留意事項】
〇 登録支援機関との契約を終了した場合には，特定技能所属機関自らが１号特定技能外国人支援計画の適正な実施の確保に関する基準（第５章第２節第２を参照）に適合するか，別の登録支援機関との委託契約を締結しなければ，１号特定技能外国人の受入れができないこととなりますので留意願います。
○ 登録支援機関との支援委託契約を終了した場合は，１号特定技能外国人支援計画も変更となることから，併せて支援計画変更に係る届出書（参考様式第３－２号）を提出しなければなりません（詳細については，前記第２節別表の項番Ⅲを参照してください。）。

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③受入れ困難に係る届出書（参考様式第3－4号）について
■ 経営上又は事業上の都合により特定技能外国人を解雇するような場合など，特定技能外国人の受入れが困難となったことに起因して，特定技能雇用契約を終了する場合は，特定技能雇用契約を終了する前に一定の時間があることが通常であるので，そのような場合には特定技能雇用契約に係る届出（参考様式第３－１号）を行う前に，あらかじめ受入れ困難の届出を行うよう努めてください。

【確認対象の書類】
・受入れ困難に係る届出書（参考様式第３－４号）

【留意事項】
〇 「受入れが困難となった場合」とは，経営上の都合（非自発的離職），特定技能所属機関の基準不適合，法人の解散，個人事業主の死亡，特定技能外国人の死亡，病気・怪我，行方不明，重責解雇（労働者の責めに帰すべき事由によるもの），自己都合退職等をいいます。また，特定技能外国人について上記のような事由が発生し，１４日以上にわたって活動する見込みが立たない場合には届出を行ってください。
○ 特定技能外国人が受入れ中に死亡した場合には，労働基準監督署，警察に届け出るなど適切な対応を行ってください。
○ 受入れ困難となった旨を地方出入国在留管理局に届け出た後も当該外国人の活動状況について調査が行われることもあることから，当該外国人に係る出勤簿，賃金台帳等の帳簿類について保存期間内は適切に保管し，調査の際には提示できるようにしておいてください。
○ 特定技能所属機関の事業上・経営上の都合や欠格事由に該当する場合のほか，特定技能所属機関と特定技能外国人との諸問題により，受入れが継続できなくなる場合があります。万一，このような事態が発生した場合には，特定技能の活動の継続が不可能となった事実とその対応策を届け出ることが求められます。また，特定技能外国人が特定技能の活動を継続したいとの希望を持っているかを確認することが必要となります。活動継続の希望を持っている場合に
は，ハローワークや民間の職業紹介事業者の事務所へ案内するなどの転職の支援を行うなどの必要な措置を講じなければなりません。なお，特定技能外国人が特定技能雇用契約の満了前に途中で帰国することとなる場合には，特定技能外国人に対し，意に反して特定技能の活動を中止して帰国する必要がないことの説明や帰国の意思確認を書面により十分に行った上，特定技能外国人の帰国が決定した時点で帰国前に地方出入国在留管理局へ届け出なければなりませ
ん。
○ 特定技能外国人が行方不明となった場合についても，特定技能の活動を行わせることが困難となった場合に該当することから，地方出入国在留管理局への受入れ困難に係る届出書（参考様式第３－４号）の提出が必要となります。なお，失踪した特定技能外国人については，入管法上の在留資格の取消手続の対象となり得ます。

出典元：特定技能外国人受入れに関する運用要領　94～95頁、101～103頁